ARTIGO 1º - INTRODUÇÃO
1.1 O FÓRUM/RS –FMA/RS– Fórum de Arbitragem e Mediação , tem por objetivo precípuo administrar procedimentos de mediação e arbitragem, quando indicada pelas partes, em um contrato ou em documento apartado, seja por meio da cláusula arbitral ou por outra forma.
1.2 O FMA/RS através de suas Câmaras de mediação e Arbitragem atua em todos os tipos de controvérsias que envolvam direitos patrimoniais disponíveis, na forma da lei nº 9.307, de 23 de setembro de 1996, acrescendo-lhe apenas o estabelecido neste regimento.
1.3 Qualquer alteração ao presente Regulamento só será validado mediante previa autorização do presidente do FMA/RS e no caso de autorização por parte do presidente do FMA/RS só terá aplicação ao caso específico.
1.4 A Câmara não resolve diretamente as controvérsias que lhe são encaminhadas, apenas administra e supervisiona o correto desenvolvimento do procedimento arbitral, segundo os Regimentos e Códigos de Ética adotados e postos em prática pelos mediadores e árbitros.
1.5 Além das funções inerentes ao cumprimento dos seus objetivos, o FÓRUM/RS – FMA /RS tem ao seu encargo as seguintes atribuições:
· Aprovar os quadros de mediadores e árbitros, dando-lhes âmbito nacional, designando seus integrantes para o exercício dessas funções quando necessário;
· Elaborar e rever as tabelas de honorários dos mediadores e árbitros e dos custos da administração que lhe forem devidos;
· Promover programas de capacitação funcional dos quadros operacionais na própria instituição ou em convênio com entidades similares, Universidade, OAB, Escola da Magistratura, etc.;
· Ter a iniciativa em tudo o que concerne à divulgação de formas alternativas de solução de disputas;
· Realizar ações tendentes a fomentar o intercâmbio com organismos e instituições congêneres, com vistas a aprimorar seus quadros dirigentes e operacionais e participar de congressos, seminários, estágios e encontros com análogo objetivo;
· Elaborar o Regimento-padrão e documentos complementares à administração das mediações e arbitragens a seu encargo
ARTIGO 2º - DOS ÁRBITROS
2.1 As controvérsias resolvidas por 1(um)árbitro, é denominado tribunal arbitral.
2.2 A instituição da arbitragem por Tribunal arbitral obedecerá ao mesmo procedimento previsto neste Regulamento para as arbitragens com árbitro único designado pela instituição
2.3 Em todo procedimento, o(s) Árbitro(s), além de credenciado(s) pelo FORUM/RS –FMA/RS, deverão por esta ser (em) indicado(s), podendo qualquer das partes vetá-lo (s), cabendo Ao FMA/RS, nesse caso, nova indicação.
2.4 O credenciamento de Árbitro é de exclusiva competência da Instituição FÓRUM/RS- FMA/RS e exige do candidato competência em mediação e na matéria arbitrável, podendo, todavia, ser retirado, a juízo da mesma, em deslize técnico, ético ou legal do credenciado.
2.5 As pessoas, ao aceitarem ser árbitros nas arbitragens administradas pelo FÓRUM/RS, ficam obrigadas a obedecer este Regulamento e respectivo Código de Ética do Árbitro.
2.6 A pessoa indicada como árbitro deverá ser imparcial e independente, assim permanecendo durante todo o processo arbitral.
2.7 Antes de aceitar a função, a pessoa indicada a atuar como árbitro deverá revelar todas as circunstâncias que possam gerar dúvidas justificadas acerca de sua imparcialidade ou impedimento, nos termos dos artigos 14, 15 e 16, da Lei 9.307/96.
2.8 Ocorrendo qualquer das hipóteses referidas nos artigos do item anterior, compete ao árbitro recusar a indicação ou apresentar renúncia, mesmo quando tenha sido indicado por ambas as partes, ficando pessoalmente responsável pelos danos que vier a causar pela inobservância desse dever.
2.9 Recebendo referida recusa, a Instituição deverá dar ciência às partes, cabendo ao FORUM/RS nomear um substituto.
ARTIGO 3º - DOS PRAZOS
3.1 Salvo disposição contrária das partes, todas as notificações, intimações, declarações e comunicações escritas poderão ser enviadas por meio de fax, carta registrada,pelo sistema nacional postal , correio aéreo ou correio eletrônico endereçadas a parte ou ao seu procurador sendo cobradas posteriores
Parágrafo único : Ao informar o endereço a ser notificado sendo incerto indicado pelo Requerente ao FMA/RS , arca com a despesa de despacho de notificação no valor de uma postagem comum e no valor de uma postagem via AR , se for necessário emitir carta precatória ou intimação cartorial será cobrado do Requerente a despesa do envio .
3.2 A comunicação determinará o prazo para cumprimento da providência solicitada, contando-se este por dias corridos, não se interrompendo ou se suspendendo pela ocorrência de feriado ou de dia em que não haja expediente útil.
3.3 Os prazos fixados neste regulamento começarão a fluir no primeiro dia útil seguinte ao da juntada aos autos do comprovante de recebimento da comunicação e incluirão o dia do vencimento. Prorrogar-se-á o prazo até o primeiro dia útil seguinte se o vencimento tiver lugar em dia feriado ou em data em que não haja expediente da Câmara.
3.4 Os prazos previstos neste regulamento poderão ser estendidos, se estritamente necessário, a critério do FÓRUM/RS, no que Pertine aos atos de sua competência.
Parágrafo primeiro : os processos que dentro do prazo de 180 dias não apresentarem solução pelos métodos extrajudicias serão baixados e transferidos para o Requerente sem nenhum ônus
Parágrafo Segundo: salvo os processos encaminhados com documentos incompletos ou endereços desatualizados ao qual impossibilitem a localização do Requerido , o Requerente deverá providenciar em 48 horas após receber notificação administrativa para fornecer novo endereço ou anexar documentos complementares , o mesmo na falta do atendimento em 48 horas terá o seu processo baixado para arquivamento e as custas e honorários serão cobrados na integralidade do Requerente .
3.5 Todo e qualquer documento endereçado à Câmara Arbitral será protocolizado na secretaria do FÓRUM/RS que tem a denominação interna de CARTÓRIO ARBITRAL, em número de vias equivalente ao número de árbitros, de partes, e mais um exemplar para formar o processo arbitral.
3.6 Documentos em idioma estrangeiro serão vertidos para o português por tradução simples, quando necessário
ARTIGO 4º - DO LUGAR DA ARBITRAGEM
4.1 O lugar da arbitragem será nas sedes filiais e escritório de plantão Do FÓRUM/RS sendo em sua Matriz ou em suas Sucursais , Filiais e Seccionais, JUIZADOS , ESCRITORIOS CONVENIADOS , salvo acordo e conveniência das partes.
4.2 Para o oportuno processamento da arbitragem, o(s) árbitro(s) poderá(ão) reunir-se em qualquer local que julgue(m) apropriado para consultas entre os seus membros, para oitiva de testemunhas, de peritos ou das partes, bem como para exame de quaisquer bens ou documentos.
ARTIGO 5º - DO PROCEDIMENTO ARBITRAL
5.1 A parte que desejar iniciar o procedimento deve comunicar a Instituição esclarecendo, resumidamente, o objeto da controvérsia, o seu montante real ou estimado, fornecendo o endereço, e-mail, telefone e nome para contato da outra parte, cópia dos documentos relacionados ao litígio, bem como indicação de possível árbitro e suplente, se desejar. Todos os documentos devem ser entregues em número de vias que permitam sejam encaminhados às partes e uma via para arquivos da Câmara.
5.2 Com todas as informações supra, será elaborado um Termo de Solicitação de Procedimento Arbitral, que deverá ser assinado pela(s) parte(s), ciente(s) do Regulamento, normas e procedimentos do FÓRUM/RS. A ausência de assinatura de qualquer das partes não impedirá o regular processamento da arbitragem, tampouco que a sentença arbitral seja proferida.
5.3 A instituição enviará ao(s) demandado(s) uma notificação, indicando a data, hora e local da oitiva ncia de Conciliação. Caso haja cláusula compromisso ria derivada de contrato, enviará, juntamente, cópia dos documentos recebidos, bem como os dados do(s) árbitro(s) sugerido(s) pela Câmara. Havendo interesse de alteração do(s) árbitro(s) indicado(s), as partes deverão entrar em contato com o FÓRUM/RS no prazo de até 5 (cinco) dias antecedentes à audiência, relatando suas razões e enviando-as por escrito.
5.4. Verificada a hipótese de alguma das partes, na fase preliminar, suscitar dúvidas quanto à existência, validade ou escopo da convenção de arbitragem, a Instituição poderá determinar que o procedimento arbitral tenha prosseguimento se entender que prima face, existe convenção de arbitragem. Em tal hipótese, a decisão acerca da jurisdição do tribunal arbitral será tomada pela própria instituição.
5.5 Na oitiva de Conciliação, a (s ) parte(s) requerida será escutada ao qual será colocado ciente de tudo o conteúdo do processo devendo apresentar sua (s) alegações e podera escolher livremente as regras que serão aplicadas na arbitragem, de direito ou de equidade, desde que não haja violação aos bons costumes e à ordem pública.
5.6 As decisões arbitrais, salvo em arbitragens de eqüidade ou de cunho internacional, obedecerão, quanto a dispositivos legais interferentes, a seguinte prevalência hierárquica: Constituição federal, Lei federal 9.307/96 e, na ordem de sua indicação, as Leis indicadas na Convenção Arbitral das Partes.
5.7 não havendo na oitiva de conciliação a condição de firmar acordo será pelo Juiz mediador encaminhado a marcação de audiência de MEDIAÇÃO onde as partes tanto Requerente e Requerido irão ser convocados para compor uma proposta de mediação e conciliação as partes podem apresentar todas as provas que julgarem úteis à instrução do processo e ao esclarecimento do Litígio .
5.8 O Juiz Arbitral conduzirá a arbitragem do modo que lhe aprouver, sempre respeitados os princípios do contraditório, da ampla defesa, da igualdade das partes, da sua imparcialidade e de seu livre convencimento.
5.9 Na ausência de acordo entre as partes ou caso entenda necessária a realização de audiência de instrução ou de produção de prova específica, o (s)árbitros(s) convocará (ão) as partes, com antecedência mínima de 10 (dez) dias, acerca da respectiva data, local e hora para proferir a sentença Arbitral e dar conhecimento as partes de sua decisão .
5.10 O procedimento prosseguirá à revelia de qualquer das partes, desde que esta, devidamente notificada, não se apresente ou não obtenha adiamento da audiência.
5.11 O(s) árbitro(s), se as circunstâncias o justificarem, poderá(ão) determinar a suspensão ou o adiamento da audiência, devendo, desde logo, ser designada data para sua realização ou prosseguimento.
5.12 Encerrada a instrução, o árbitro ou o tribunal arbitral concederá prazo não superior a 15 (quinze) dias para que as partes ofereçam suas alegações finais, podendo ser substituídas por razões orais em audiência, se for de conveniência das partes, e marcará a data para leitura da sentença.
5.13 Inexistindo prazo estipulado pelas partes, o árbitro proferirá a sentença em até 30 (trinta) dias, contados do término do prazo para as alegações finais das partes, podendo tal prazo ser prorrogado, por igual período.
5.14 No julgamento por tribunal de mais de um arbitro , a sentença arbitral será proferida por maioria de votos, cabendo a cada árbitro, inclusive ao presidente, voto singular. Se não houver acordo majoritário, prevalecerá o voto do presidente do tribunal arbitral.
5.15 A sentença arbitral conterá o disposto no artigo 26, da Lei 9.307/96.
5.16 A sentença arbitral conterá, ainda, a fixação das custas da arbitragem cujos valores serão extraídos da Tabela de Custas e Honorários da Instituição , bem como a responsabilidade de cada parte pelo pagamento dessas verbas.
5.17 As partes, ao elegerem as regras da Instituição ficam obrigadas a acatar e cumprir este Regulamento e a Tabela de Custas e Honorários, reconhecendo que a sentença arbitral será cumprida espontaneamente e nos prazos consignados.
5.18 Se, durante o procedimento arbitral, as partes chegarem a um acordo fora dos procedimentos arbitrais apos o procedimento Ter cido já instaurado a partir da data de entrada do litígio junto ao Cartório Arbitral , pondo fim ao litígio, o Instituição poderá, a pedido das partes, declarar tal fato mediante sentença arbitral encerrada a lidi ,as custas dos honorários arbitrais deverão ser repassada pelo requerente sendo que o Forum de mediação não se responsabilizara por futuras quebras do acordo acertado entre as partes .
5.19 As custas da arbitragem estão fixadas na Tabela de Custas, Honorários e Demais Despesas. (Tabela de Custas).
5.20 A Tabela de Custas poderá ser periodicamente revista pelo FÓRUM/RS
ARTIGO 6º - DAS DISPOSIÇÕES FINAIS
6.1 Salvo estipulação em contrário das partes, aplicar-se-á a versão do Regulamento vigente na data da protocolização, na Câmara, do Termo de Solicitação de Procedimento Arbitral.
6.2 O processo arbitral e confidencial sendo às pessoas que tenham participado no referido processo, divulgar informações a ele relacionadas.
Parágrafo único : As informações de condução do processo será divulgado diretamente para as partes envolvidas através de correio eletrônica através de notas administrativas .
6.3 Quando houver interesse das partes, comprovado através de expressa e conjunta autorização, poderá a Instituição divulgar a sentença arbitral.
6.4 Desde que preservada a identidade das partes, poderá a Câmara publicar, em ementário, excertos da sentença arbitral.
6.5 A Câmara poderá fornecer a qualquer das partes, mediante solicitação escrita e recolhidas as custas devidas, cópias certificadas de documentos relativos ao processo arbitral.
6.6. Todo o atendimento junto ao Arbitro fora do transcorrer do Litígio será feito mediante agenda mento prévio.
6.7. Os repasses de pagamento pelo Fórum de Mediação e Arbitragem, no caso das partes acordarem e convencionarem ao qual o FORUM/RS proceda o resguardo dos valores a serem repassados pelas partes obedecerão o seguinte procedimento
a)Após as partes autorizarem que a instituição resguarde administrativamente os valores que deverão ser repassados pelo sucumbente a ficara com o resguardo até a terceira parcela para que aja a confirmação do pagamento das parcelas do contrario expedirá uma certidão Positiva de debito do Sucumbente .
b)No caso de haver a confirmação do terceiro pagamento a instituição ira fornecer para a parte vencedora Certidão Negativa de debito para que este proceda a entrada do pedido de alvará de liberação dos fundos que deverá ser feito em 30 dias após a expedição administrativa e assinatura do Arbitro responsável pela Sucursal ou pelo Arbitro Mediador responsável pela Li te .
c) Os pagamentos dos repasses só serão feitos mediante protocolo de Alvará junto a secretária com pedido feito pelo requerente .
d) Fica ciente as partes que será cobrado taxa de manutenção de administração de 20% sobre o valor da parcela a titulo de taxa de administração de acordo com a tabela de honorários da instituição.
6.8. As informação prestadas por telefone limitar-se-ão ao simples andamento processual sendo que a parte deverá fornecer o numero do processo.
Parágrafo Único : O fornecimento de copias dos autos e/ou retirada em carga serão autorizadas mediante pedido com antecedência e por escrito junto ao Arbitro Titular do processo . e ainda sujeito a aprovação ou não por parte do Juiz Mediador
6.9 : Em caso de desistência do processo arbitral o Requerente deverá recolher junto ao fórum taxa de R$ 150,00 + 20% do valor de Honorários Arbitrais no valor de 20% do valor da ação a titulo de pedido de arquivamento e demais despesas .
6.10 : depois de expedida a sentença caso o requerido não cumprir com o acordo extrajudicial deverá ser recolhido junto ao fórum pelo requerente taxa extra de condução de cobrança de execução de acordo extra judicial .
PROCEDIMENTOS INTERNOS E ORIENTAÇÃO DE CONDUÇÃODE ABERTURA DE PROCESSO ARBITRAL
adotados por uma instituição de Mediação e Arbitragem
procedimentos do FMA/RS
A organização para a realização dos atos administrativos de uma Instituição é algo muito peculiar, variando pelas mais diversas razões, em especial pela disponibilidade dos Juízes Mediadores entre demais fatores. Porém alguns atos são básicos e devem ser verificados e realizados de uma maneira padronizada a fim de manter-se a regularidade do procedimento arbitral adotado pelo FORUM/RS preservando os princípios basilares desta Instituição.
1ª Etapa
PROCEDIMENTOS AO REQUERENTE
Quando o Requerente chega a uma Sucursal do FMA/RS ele deve ser atendido de forma acolhedora, porém deve-se levar em consideração o fato que somos integrantes do FÓRUM e devemos agir como tal. A discrição e o formalismo devem ser zelados , muitas vezes será utilizado pelo FMA/RS Agentes Arbitrais facilitadores
quando for atendida qualquer pessoa na Sucursal.
No caso do Requerente faz-se necessário ter em mente que muitas vezes a parte está fragilizada, e deseja ser ouvida, deseja exprimir seus sentimentos. Logo, devemos estar atentos a isso, mas sem deixarmos nos envolver pelas circunstâncias. Também cabe salientar que o que estamos ouvindo é apenas um lado da história, estamos ouvindo uma verdade e não cabe ao Plantonista emitir - exteriorizar qualquer juízo sobre o litígio.
Para atender-se o Requerente de modo adequado sugere-se o que segue:
1. Quando o Requerente chega até a Sucursal ou Juizado ou ser atendido por um facilitador deverá ser recebido por um atendente que irá recepcioná-Io de forma discreta e formal. Solicita-se o nome e o conduz até a sala de espera imformando-lhe que em breve será atendido pelo Plantonista ou facilitador . O atendente deve evitar entrar em detalhes pois essa é a função do Plantonista. Deve-se procurar evitar a confusão de funções.
2. Leva-se o requerente até a sala do Plantonista que também o receberá de forma cortês, discreta e formal, mantendo uma atitude digna de um membro da instituição FORUM/RS. Jamais deverá ser feito o atendimento do Requerente em locais impróprios como a sala de espera, a recepção ou no corredor, por exemplo. Deve-se atendê-lo em uma sala reservada (preferencialmente com a porta fechada) específica para este fim - sala de atendimento do Plantonista ou na sua residência ou no local de trabalho previamente agendado para que o facilitador ou Plantonista possa escutar e tomar ciencia de sua demanda .
3. Enquanto o requerente estiver sendo atendido devem-se evitar interrupções. Orientar a recepção que anote os recados destinados ao Plantonista e repasse-os ao final do atendimento.
4. Caso o Requerente não esteja acompanhado por um Advogado, informar-lhe que poderá contar com o auxílio e assistência de profissional (Advogado de sua confiança), que poderá lhe auxiliá-Io e esclarecê-Io quanto aos seus direitos, a fim de compor a Petição inicial como também poderá lhe prestar assistência no decorrer do Procedimento Arbitral.
5. Caso o Requerente, depois de esclarecido destes aspectos, manifestarem interesse em contar com a assistência do saber jurídico de um Advogado, orientá-Io sempre no sentido de contatar com Advogado de sua confiança. Podendo este no caso de não ter procurador indicar o serviço de orientação judiciária e procuradores do FMA/RS ao qual fará a orientação sem custas . Diante deste fato, e este dizendo não possuir relação ou vínculo com nenhum profissional, informar-lhe que dispomos de uma nominata dos Advogados que atuam junto ao FÓRUM/RS ou parceiros na região. O que queremos destacar é para o fato de que devemos agir com total isenção .
6. Caso o Requerente esteja acompanhado de Advogado, e constatando-se que é a primeira vez que este profissional comparece na nossa Sucursal ou Juizado , como primeiro procedimento, isso ainda ao ser recepcionado pelo atendente, deverá lhe ser informado sobre os procedimentos, afim de que este possa tomar conhecimento do Rito Processual praticado no FMA/RS . Quando do atendimento, o Plantonista, este, com todo o cuidado, colocar-se-á a disposição do Advogado, oferecendo-lhe algumas informações quanto aos princípios que norteiam o desenvolvimento do rito Processual e do desenvolvimento das nossas Audiências, em específico no que tange a atuação dos Advogados. Buscar esclarecer que ao Advogado compete a assistência ao Requerente e, mesmo nas Audiências, onde com o fim de aclarar a verdade dos fatos, os questionamentos serão dirigidos e respondidos pelo Requerente, que é o interlocutor, está reservado importante papel para os Advogados que poderão orientar e esclarecer o Requerente com seu saber jurídico. Quando nos referimos "com todo o cuidado", é no sentido de não constranger este profissional, pois embora seja natural de que o mesmo não conheça os passos observados nas nossas Seccionais, por certo ele não vai querer passar esta idéia para seu Assistido.
7 Questiona-se ao Requerente o que ele deseja que seja verificado no FMA/RS. Escuta-se a história com muita atenção, buscando captar os pontos importantes para verificar a disponibilidade do direito e a capacidade dos agentes envolvidos.
8 ..logo estejam devidamente esclarecidos os principais requisitos para a instauração da arbitragem (capacidade das partes, disponibilidade do direito e matéria da arbitragem) parte-se para a Qualificação do Requerente..
9- Dar especial atenção a coleta de informações do requerente para isso deve-se anexar ao processo fotocópia da CI e CPF se pessoa jurídica o contrato Social e CNPJ deverão ser solicitadas neste momento (tais documentos . servirão para comprovar a capacidade do Requerente. A ausência destes documentos permitirão que seja argüida a nulidade do Procedimento Arbitral). Solicita-se também que se o Requerente tem mais algum documento que queira juntar no processo arbitral. Deve - se ao receber os documentos registrar no verso das fotocópias que as mesmas devem ser conferidas com os documentos originais
10 - Colhe-se as informações que o Requerente tem sobre o Requerido principalmente o endereço , nome correto para que se proceda a citação e a notificação depois os fatos sobre o Litígio ,Somente após a qualificação completa do Requerente a qualificação parcial do Requerido.
11- O Termo de Declarações do Requerente deve ser claro e objetivo. Deve-se identificar os pontos que esclarecem a natureza do litígio, buscando configurá-lo da maneira mais precisa, mas deve-se evitar em ater-se nos detalhes.
12 -Durante o colhimento das declarações do Requerente, o Plantonista poderá questionar o Requerente a fim de esclarecer os pontos que entender importantes. Porém jamais poderá induzir suas respostas. O Plantonista deve buscar deixar evidente todos os aspectos que ele considera importante levando em consideração a idéia do que entende que seja necessário estar especificado caso seja necessário arbitrar tal litígio.
13- Após redigir o Termo de Declarações do Requerente o Plantonista deverá ler por inteiro o teor do documento e questionar se o mesmo deseja que seja feita alguma alteração. A seguir imprime-se uma (01) cópia e alcança-se ao Requerente para que esse leia e, concordando, assine o documento que deverá ser juntado ao processo
2ª Etapa
Petição Inicial
É o documento que é apresentado para o Requerido deve-se registrar um pequeno histórico sobre o litígio a f1m de caracterizá-lo para que o Requerido tenha noção do que se trata quando responder a Cientificação. Deve-se registrar exatamente aquilo que é pedido pelo Requerente. Deve-se esclarecer ao Requerente que será objeto de arbitragem aquilo que estiver expresso na petição inicial. Apos redigir a Petição Inicial, o Plantonista deverá ler o inteiro teor do documento e questionar se o mesmo deseja que seja feita alguma alteração. A seguir imprime-se uma (01) cópia e alcança-se ao Requerente para que esse leia e, concordando, assine o documento que deverá ser colocado na pasta que irá compor o processo.
3ª Etapa - O Requerente assina o termo de nomeação para autorizar o procedimento Arbitral
4ª Etapa - Notifica-se o requerente sobre as regras da Arbitragem
5ª Etapa - E faz com que o Requerente assine o Compromisso do Requerente com a Instituição
6ª Etapa
Cientificação do Requerido
O ato de Cientificação do Requerido, via de regra, é o primeiro contato que esse tem com nossa Instituição, razão pela qual, mais do que nunca, devemos assumir uma postura formal, firme, digna de respeito e credibilidade. Antes de entrarmos no procedimento de Cientificação em si, devemos considerar que este
deriva do Ato proposto pelo Requerente, que após ter comparecido até a SUCURSAL, e registrado o Processo, cumprindo com as formalidades devidas em nosso Rito, assim legitimou-nos para instruirmos os demais passos, nestes o ato de Ciência ao Requerido, isso quanto a Demanda:proposta pelo Requerente, ato este que denominamos Cientificação ao Requerido. O documento Cientificação ao Requerido encontra-se já pré-definido em seu texto básico, sendo alimentado pelas informações colhidas e processadas
a) Deverá ser expedido o termo de notificação ao requerido em 02 vias
b)Após verificar os dados necessários para a devida Cientificação, o documento , pode ser
expedido
A assinatura deste documento, ao encargo do JUIZ RESPONSAVEL da SUCURSAL ou Juizado , ou de alguém legitimamente nomeado para este fim, não é um ato apenas formal. Na verdade, ao apor a sua assinatura, o agente deverá cumprir com algumas verificações, entre estas,_ certificar-se de que a matéria é de nossa competência, de que as partes são capazes de contratar, e dos demais registros ali constantes, para só então assinar e encaminhar o próximo passo, que é o encaminhamento físico do documento para a ciência do Requerido.
O Ato de Cientificar o Requerido, conforme destacamos, deve estar revestido de:toda a regularidade, isso de forma a respeitar e seguir nossos princípios, preservando a imagem de nossa Instituição, com também a integridade do Requerido.
Existem diferentes formas de levarmos a efeito este ato, entre estas destacamos as a seguir;
a) Cientificação realizada por terceiro especialmente designado para este fim. (Oficial Arbitral Notifica dor ).
b) Cientificação realizada por Juiz Mediador integrante da Sucursal /JUIZADO
c) Cientificação realizada através dos Correios ou por AR.
d) Cientificação realizada através de Oficio Público - Notificação Extra Judicial.
Dentre as opções apresentadas, observamos que a que a Cientificação através de terceiro especialmente designado para tal fim, investido da missão de Oficial Arbitral, quando devidamente orientada, tem alcançado ótimos resultados. Caso a Sucursal opte por realizar as entregas das Cientificações através de uma pessoa, deverá instruí-Ia da missão a qual irá cumprir, que tal ato deve ser realizado seguindo os princípios fundamentais que balizam as atividades da Instituição, buscando qualifica-Io para que ao momento da cientificação esta pessoa tenha condições de conscientizar o Requerido da validade de solucionar o conflito existente e que para tanto o seu comparecimento é necessário para esclarecer os;,Jatos pois este terá a oportunidade de manifestar sua verdade. Esse agente deve agir de forma sutil, discreta, porém de forma determinada e persuasiva, efetivando a postura que devemos assumir. Cabe também salientar que esse agente está realizando um ato processual referente a atuação de nossa Instituição, deverá esse, além de agir conforme o nosso proceder, responder por seus atos, sendo responsável por tudo o que disser e fizer quando estiver desenvolvendo tal atividade, bem como os reflexos desses atos, assim como deverá realizar tais atribuições de forma adequada, inclusive em relação ao seu vestiário, visando manter certa formalidade. O Oficial Arbitral deverá ser instruído a agir de forma discreta e cortês. Ao chegar no local destinado para a cientificação do Requerido deverá localiza-Io questionando onde seria possível localizar tal pessoa, pois tem um documento para entregar-lhe pessoalmente. Ao encontrar o Requerido deverá informar que está trazendo um documento que consiste em informar-lhe que foi proposta uma demanda no FMA/RS onde ele está sendo chamado para tomar maiores informações e dar seu posicionamento em relação a tais fatos, abstendo-se de entrar em detalhes da demanda proposta. Cientificação do Requerido deverá ser entregue pessoalmente àquele a quem se destina e em sua residência. Porém, na impossibilidade de cientificar-se o Requerido pessoalmente, poderá receber tal cientificação as seguintes pessoas: devendo essas identificar, registrando expressamente o comprovante de entrega deste documento, com nome completo, número da carteira de identidade ou outro documento de identificação oficialmente aceito e o grau de proximidade com.Requerido, quando da sua assinatura de recebimento: Os pais; Os cônjuges ou companheiros; Os irmãos; Os tios;Os avós.
Quando não houver a possibilidade de cientificar-se o Requerido em seu domicílio, poderá ser feita a cientificação em seu local de trabalho. Neste caso, somente o Requerido poderá receber a cientificação e tal ato deverá ser realizado com discrição. o Oficial Arbitral deverá entregar ao Requerido uma cópia do Termo e deverá colher na outra cópia do Termo, que será juntada ao processo, o recebimento do documento que deverá ser registrada de próprio punho pelo Requerido no local indicado colocando a data de recebimento e sua assinatura.
7ª Etapa
Notificação ao Requerente para a Audiência
Tão logo o Requerido tenha comparecido à Seccional e realizado os atos pertinentes (registro do Termo de Declaração do Requerido, Termo de Declaração do Requerido Referente a Nomeação dos Juízes Mediadores, Notificação ao Requerido para Audiência, Termo de Compromisso Arbitral) deverá ser chamado até a SUCURSAL o Requerente para que este assine o Termo de Compromisso Arbitral e seja notificado sobre o dia e hora em que será realizada a Audiência. Ao atender o Requerente, o Juiz Plantonista deverá ter consigo o Processo e irá colher a assinatura do Requerente e de uma testemunha no Compromisso Arbitral e também notificar o Requerente quanto a Audiência entregando-lhe o respectivo termo e colhendo seu recebimento onde o Requerente, de próprio punho, irá registrar a data que recebeu tal termo e assinar logo após ficando então esta cópia anexada ao Processo. Para expedir o Termo de Notificação ao Requerente para a Audiência deve-se clicar em Audiências e Sentenças, marcar a data de audiência e selecionar Notificação ao Requerente para Audiência
Composição Da Camara / JUIZADO
Após as partes demandantes terem registrado suas manifestações, caberá ao a Instituição nomear o Juiz Mediador que compõe a Sucursal/Juizado para composição da Câmara de Mediação e Arbitragem Deve-se verificar se há ocorrência de alguma das situações causadoras de impedimento, bem como as oposições registradas por alguma das partes demandantes, quando houver. Ao selecionar o Juiz Mediador que ira compor tal câmara, o Juiz Responsável da Sucursal de verá expedir o Termo de Nomeação do Juiz Mediador. Para tanto, Será emitido o Termo de Nomeação do Juiz Substituto Mediadores e imprime-se uma cópia que deverá ser assinada e anexada aos arquivos da Sucursal e emitida para a matriz para constar junto ao Currículo e para fins de procedimento de pagamentos de honorário.
PROCEDIMENTOS quando a Frente do Réu ou Reclamado ou REQUERIDO colhendo seu depoimento após este ter respondido a Notificação
O Requerido, assim como o Requerente, também deve ser atendido de forma acolhedora, mas atentando a postura institucional que deve ser mantida pelos integrantes de uma Sucursal do FMA/RS. Tanto os demandantes, quanto qualquer pessoa que comparece a uma Sucursal do FMA/RS deverá ser recebida de forma cortês, discreta, porém respeitando-se os ritos formais que instruem as atividades desenvolvidas no FMA/RS. Em muitas ocasiões, o Requerido também comparece fragilizado ao FMA/RS, inclusive tendo semelhante desejo de manifestar sua posição quanto aos fatos trazidos pelo Requerente, posto que quando da sua Cientificação apenas dados básicos lhe foram passados. Para tanto se deve esclarecer ao requerido sobre qual assunto versa o litígio, apresentando-lhe a Petição Inicial, e colhendo suas Declarações, evitando qualquer envolvimento quanto as manifestações do Requerido. Neste caso também é importante frisar que o Juiz Plantonista deve abster-se de emitir - exteriorizar qualquer juízo sobre o litígio.
Para atender-se o Requerido de modo adequado sugere-se o que segue:
1. Quando o Requerido chega até a Sucursal deverá ser recebido por um atendente que irá recepcioná-Io de forma discreta e formal. Solicita-se o nome e o conduz até a sala de espera informando-lhe que em breve será atendido pelo Juiz ou atendente Plantonista. O atendente deve evitar entrar em detalhes pois essa é a função do Plantonista. Deve-se procurar evitar a confusão de funções.
2. O atendente deverá localizar nos arquivos o processo que se refere àquele cidadão que ora se apresenta como Requerido e levar o processo até o Juiz Plantonista para que este tome ciência do caso antes de receber o Requerido.
3. Leva-se o Requerido até a sala do Plantonista que também o receberá de forma cortês, discreta e formal, mantendo uma atitude digna de um membro da instituição FMA/RS. Jamais deverá ser feito o atendimento do Requerido em locais impróprios como, por exemplo, a sala de espera, a recepção ou no corredor. Deve-se atendê-Io em uma sala reservada (preferencialmente com a porta fechada) específica para este fim - Sala de Atendimento de Plantão.
4. Enquanto o Requerido estiver sendo atendido devem-se evitar interrupções.
5. Caso o Requerido não esteja acompanhado por um Advogado, informar-lhe que poderá contar com o auxilio e assistência de profissional (Advogado de sua confiança), que poderá lhe auxiliá-Io e esclarecê-Io quanto aos seus direitos, a fim de compor o Termo de Declarações do Requerido, como também poderá lhe
prestar assistência no decorrer do Procedimento Arbitral.
6. Caso o Requerido, depois de esclarecido destes aspectos, manifestar interesse em contar com a assistência do saber jurídico de um Advogado, orientá-Io sempre no sentido de contatar com Advogado de sua confiança podendo no caso até indicar um dos advogado pertencentes ao quadro do departamento de Corregedores procuradores da Instituição para desempenhar a função de defensor. Diante deste fato, e este dizendo não possuir relação ou vínculo com nenhum profissional, informar-lhe que dispomos de uma nominata dos Advogados que atuam na Sucursal ou são parceiros dela . O que queremos destacar é para o fato de que devemos agir com total isenção, nunca indicando especificamente este ou aquele Advogado.
7. Apresenta-se ao Requerido a Petição Inicial a Fim de que este tome conhecimento sobre o que esta em
litígio no processo ...
Questiona-se ao Requerido sobre o que ele tem a manifestar acerca do litígio. Escuta-se a história com muita atenção, buscando captar os pontos importantes para Verificar a disponibilidade do direito e a capacidade dos agentes envolvidos, pois o Requerido pode trazer subsídios importantes que podem esclarecer melhor tais circunstâncias.
É importante tratar o Requerido de forma acolhedora, mas mantendo a imparcialidade. Deve-se permitir que o Requerido expresse seus sentimentos em relação às circunstâncias. Ao ouvir as manifestações do Requerido, buscar anotar os pontos considerados importantes para depois adequá-Ios dentro dos devidos formulários.
O comparecimento do Requerido possibilita que sejam esclarecidos com maiores detalhes os principais requisitos para a instauração da arbitragem (capacidade das partes, disponibilidade do direito e matéria da arbitragem), que tão logo isto ocorra, parte-se para a Qualificação do Requerido.
Dar especial atenção a se ter fotocópia do CPF e da Carteira de Identidade, que deverão ser solicitadas neste momento (tais documentos são importantes para a comprovação da capacidade do Requerido. A ausência destes documentos permitirá que seja argüida a nulidade do Procedimento Arbitral). Solicita-se também se o Requerido tem mais algum documento que queira juntar no processo arbitra!.
Registrar no verso das fotocópias que as mesmas conferem com o documento original e assinar
Para o registro das manifestações deve se preencher o Termo de Declarações do Requerido deve ser claro e objetivo. Deve-se Identificar os pontos que melhor esclarecem a natureza do litígio, buscando confIgurá-lo da maneira mais precisa, mas deve-se evitar em ater-se nos detalhes, principalmente deve-se evitar que seja desviada a matéria do litigo, impedindo que seja trazida ao processo situações que não se relacionam diretamente com o que foi pedido na Petição Inicial. Assim como no registro das manifestações do Requerente, fazer essa sintonia ma é algo muito importante, r portanto deve-se ter especial cuidado.
Durante o colhimento das declarações do Requerido, o Plantonista poderá questionar o Requerido a . Fim de esclarecer os pontos que entenderem importantes. Porém jamais poderá induzir suas respostas. O Plantonista deve buscar deixar evidente todos os aspectos que ele considera importante levando em consideração a idéia do que entende que seja necessário estar Especificado no processo caso seja necessário que aja uma sentença arbitra para tal litígio.
Após redigir o Termo de Declarações do Requerido, o Plantonista deverá ler o inteiro teor do documento e questionar se o mesmo deseja que seja feita alguma alteração. A seguir imprime-se uma (01) cópia e alcança-se ao Requerido para que esse leia e, após tomar ciência, assine o documento que deverá ser colocado na pasta que irá compor o processo.
marcar a data da audiência e já emitir a Citação de comparecimento em audiência registrando-se o seu recebimento. Uma cópia fIca com o Requerido e outra fIca anexada ao Processo.
Imprimir o Termo de Compromisso Arbitra!. Imprimir uma cópia, assinar no campo devido "ao FMA/RS" e entregar ao Requerido para que este assine tal documento juntamente com uma testemunha que também deverá assinar.
Notificação ao Requerente para a Audiência -,
Tão logo o Requerido tenha comparecido à Sucursal e realizado os atos pertinentes (registro do Termo de Declaração do Requerido, Termo de Declaração do Requerido Referente , Notificação ao Requerido para Audiência, Termo de Compromisso Arbitral) deverá ser chamado até a SUCURSAL o Requerente para que este assine o Termo de Compromisso Arbitral e seja notificado sobre o dia e hora em que será realizada a Audiência. Ao atender o Requerente, o Plantonista deverá ter consigo o Processo e irá colher a assinatura do Requerente e de uma testemunha no Compromisso Arbitral e também notificar o Requerente quanto a Audiência entregando-lhe o respectivo termo e colhendo seu recebimento onde o Requerente, de próprio punho, irá registrar a data que recebeu tal termo e assinar logo após ficando então esta cópia anexada ao Processo. Para expedir o Termo de Notificação ao Requerente para a Audiência deve-se clicar em Audiências e Sentenças, marcar a data de audiência e selecionar Notificação ao Requerente para Audiência .
ORGANIZAÇÃO ADMINISTRATIVA DE UMA INSTITUIÇÃO DE MEDIAÇÃO E ARBITRAGEM
No FMA / RS a peculiaridade é a dinâmica adotada na condução dos processos por isso o FMA adotou meios rápidos e eficazes eliminando boa parte da burocracia interna e agilizando os resultados , tudo dentro das normas pré estabelecidas pela lei 9307/96
O FMA/RS é composto por um quadro de Juizes Mediadores arbitrais formados pela própria instituição
São quadros técnicos com formação no mínimo a nível médio completo com bagagem de atuação corricular de números de processos arbitrados estabelecidos pelos parâmetros de controle interno.
Ezistem dentro do quadro que se chama – Nível Superior Arbitral – os juizes mediadores de nível superior ou cursando algum curso da área de nível superior .
A baixo esta a categoria dos Juizes Mediadores de Nível Médio – para os casos de menor complexibilidade geralmaente são compostos por estudantes estagiários do próprio curso de Capacitação do FMA/RS.
Também o FMA conta com o Quadro de procuradores jurídicos ao qual tem a função de dar assistência jurídica expecializada aos usuários em todas as áreas do direito .ficando a cargo a corregedoria
No departamento de assistência ao ususario esta o o setor comercial e de consultoria onde atuam os quadros executivos : Máster
Sênior
Junior
Tem a funç/ao de prestar aos usuários toda a consultoria desde os procedimentos arbitrais e encaminhamentos como também prestarem serviços na área de gestão extrategica , planejamento de recursos,planejamento tático de organiuzação de créditos , Planejamento e aconselhamento juridico . São profissionais altamente treinados e bem remunerados com conhecimento técnico na área de administração ,juridica, legislação e gestão.
Na área administrativa interna o FMA possui o cartório de registro de processo onde se p´rocede a feitura dos processos e sua condução interna com as intimações e citações e execuções executadas pelo corpo de oficias de intimação Arbitral ou oficiais de justiça arbitral ,no cartório encontramos o distribuidor, a assistentte de agendamento e assistente de audiência .
Tamnem o FMA conta com o departamento de execução e cobrança onde são execiutados toda a divida ativa junto ao FMA e as execuções não pagas pelos requeridos aos requertentes quando estes contratam o serviço de execução de cobrança extra jufdiciais.
O departamento de assistência judicial é um departamento novo feito em convenio com o escritório de asistencia jurídica MAZZOCCO & associados tanto os ususarios como os cidadãos vão encontrar a asistencia judiciária em varias áreas do direito onde a primeira consulta é gratuita e os valores cobrados de honorários são parcelados de acordo com as condições do ususario assim oferecendo um bom serviço e JUSTIÇA PARA TODOS , assim garantimos o acesso a justiça para toda a comunidade e os ususarios .
